Leistungs­verzeichnis Büro­reinigung: Vorlage und Checkliste

Das Leistungsverzeichnis ist das wichtigste Dokument jeder Büroreinigung und gleichzeitig das, das am häufigsten fehlt. Ohne Leistungsverzeichnis heißt der Vertrag „Büroreinigung, dreimal pro Woche”. Was das bedeutet, legt dann jede Reinigungskraft selbst aus.

Ein gutes Leistungsverzeichnis beschreibt Raum für Raum, was wie oft gemacht wird. Damit können Sie Angebote endlich vergleichen, Mängel sachlich ansprechen und bei einem Wechsel der Reinigungsfirma sofort weitermachen. In diesem Artikel bekommen Sie eine Vorlage, eine Checkliste und am Ende ein PDF zum Download.

Was ein Leistungsverzeichnis ist und was nicht

Ein Leistungsverzeichnis (kurz LV) ist eine Tabelle mit drei Spalten: Bereich, Tätigkeit und Intervall. Es ist kein Reinigungsplan, der festlegt, wer wann kommt, und kein Angebot mit Preisen. Es beschreibt den Leistungsumfang und ist damit die Grundlage für jedes Angebot.

Die Vorlage: so ist ein Leistungsverzeichnis aufgebaut

1. Objektdaten

• Adresse, Etage, Zugang (Schlüssel, Transponder, Code)
• Zu reinigende Fläche je Raumgruppe
• Bodenbeläge je Raum (Teppich, PVC/Linoleum, Fliese, Parkett, Naturstein)
• Anzahl WCs, Urinale, Waschbecken, Duschen, Küchenzeilen
• Gewünschtes Zeitfenster und Ansprechpartner vor Ort

2. Raumgruppen

Statt jeden Raum einzeln aufzuführen, fassen Sie ähnliche Räume zusammen:

3. Tätigkeiten und Intervalle

Hier entsteht der eigentliche Wert. Ein Auszug für Büro- und Arbeitsflächen:

Und für Sanitärräume:

Für die Teeküche:

Für Besprechung, Empfang und Verkehrsflächen:

Und für die Intervall-Leistungen, die das ganze Jahr betreffen:

4. Nicht enthalten

Ein Abschnitt, den die meisten vergessen und der den meisten Streit verhindert: Was gehört ausdrücklich nicht dazu? Zum Beispiel Fenster, Aufräumen persönlicher Arbeitsplätze, IT-Geräte innen, Geschirr spülen per Hand. Was hier steht, ist später kein Mangel.

5. Qualität und Kommunikation

• Wie werden Mängel gemeldet (WhatsApp, E-Mail, Telefon)?
• Innerhalb welcher Frist wird nachgebessert?
• Gibt es einen Nachweis nach dem Einsatz, zum Beispiel ein Reinigungsprotokoll?
• Wer ist der feste Ansprechpartner auf beiden Seiten?

Checkliste: Leistungsverzeichnis in einer Stunde

1. Grundriss besorgen oder kurz skizzieren, Räume nummerieren.
2. Rundgang machen und für jeden Raum Belag, Nutzung und Besonderheiten notieren (Glaswände, Teppich unter Schreibtischen, empfindliche Oberflächen).
3. Sanitär zählen: WCs, Urinale, Waschbecken, Duschen, Spender.
4. Team fragen: Was nervt am meisten? Die Antwort zeigt, wo das Intervall höher sein muss.
5. Intervalle festlegen, gestaffelt nach Nutzung statt pauschal.
6. Nicht enthalten aufschreiben.
7. Qualitätsregeln ergänzen: Meldeweg, Nachbesserungsfrist, Nachweis.
8. An alle Anbieter dasselbe LV schicken. Erst dann sind die Angebote vergleichbar.

Beispiel: Leistungsverzeichnis für ein Agenturbüro mit 250 m²

Damit die Vorlage greifbar wird, hier ein verkürztes Beispiel für eine Agentur mit 18 Mitarbeitenden in einem Kreuzberger Gewerbehof:

• Objekt: 250 m², 2. OG mit Lastenaufzug, Transponder für Haupteingang, Schlüssel für Büro
• Böden: Großraum mit versiegeltem Estrich, zwei Besprechungsräume mit Teppich, Fliesen in Küche und WC
• Sanitär: 3 WCs, 3 Waschbecken, keine Dusche
• Küche: eine Küchenzeile mit Spülmaschine und Siebträgermaschine
• Zeitfenster: Montag, Mittwoch, Freitag ab 18:30 Uhr
• Besonderheiten: Kundentermine dienstags und donnerstags, Besprechungsraum muss am Vorabend fertig sein; Fotostudio-Ecke mit empfindlichen Hintergründen nicht berühren

Daraus ergeben sich drei Einsätze pro Woche mit Sanitär, Küche, Papierkörben und Böden bei jedem Einsatz, Arbeitsplätzen zweimal pro Woche, Besprechungsräumen vor jedem Kundentag sowie Fenster viermal pro Jahr und eine Teppichreinigung der Besprechungsräume zweimal pro Jahr. Ausdrücklich nicht enthalten sind das Fotostudio, Geschirr per Hand und die Reinigung der Siebträgermaschine innen.

Mit genau diesem Dokument können drei Anbieter drei vergleichbare Angebote machen.

Die häufigsten Fehler

• Pauschale Intervalle: „Alles dreimal pro Woche” ist zu viel für das Archiv und zu wenig für die Teeküche.
• Keine Bodenbeläge angegeben: Dann kalkuliert jeder Anbieter anders.
• Sanitär nur als Fläche angegeben: Entscheidend ist die Anzahl der Objekte, nicht die Quadratmeter.
• Intervall-Leistungen vergessen: Fenster, Teppich und Grundreinigung tauchen dann als Überraschung auf.
• Kein Abschnitt „Nicht enthalten”: Er führt fast immer zu Diskussionen.

Leistungsverzeichnis und Qualitätskontrolle

Ein Leistungsverzeichnis ist nicht nur für die Angebotsphase da. Im Alltag wird es zum Werkzeug für die Qualitätskontrolle, und zwar ohne dass Sie abends durch die Räume laufen müssen:

• Stichproben statt Komplettkontrolle: Nehmen Sie sich einmal im Monat zwei, drei Positionen aus dem Verzeichnis vor, etwa „Fliesen wandhoch, monatlich” oder „Hochflächen, quartalsweise”. Wurden sie erledigt?
• Mängel sachlich melden: Statt „Die Küche war wieder dreckig” schreiben Sie: „Position Teeküche, Fronten und Griffe, bei jedem Einsatz. Am Mittwoch nicht erledigt, Foto anbei.” Damit ist klar, was geschuldet war, und die Reinigungsfirma kann gezielt reagieren.
• Nachweis durch Reinigungsprotokoll: Wenn die Reinigungsfirma nach jedem Einsatz ein Reinigungsprotokoll schickt, lässt es sich direkt gegen das Verzeichnis halten.
• Jährlicher Abgleich: Einmal im Jahr prüfen, ob Intervalle noch zur Nutzung passen. Hat sich das Team vergrößert? Wird hybrid gearbeitet? Ist ein Raum dazugekommen?

So wird aus einem Dokument, das in einer Schublade liegt, eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für Sie und Ihre Reinigungsfirma.

Download: Vorlage als PDF

Die Vorlage mit allen Raumgruppen, Tätigkeiten und Standard-Intervallen können Sie hier direkt herunterladen und anpassen:

Leistungsverzeichnis Büroreinigung – Vorlage (PDF)

Lieber eine Version, die genau auf Ihr Büro passt? Bei einer Anfrage nehmen wir Ihre Räume bei der Objektbegehung auf. Das Leistungsverzeichnis bekommen Sie dann zusammen mit dem Festpreis-Angebot innerhalb von 24 Stunden.

Das Leistungsverzeichnis ist die Grundlage jeder Unterhaltsreinigung bei uns. Was die Faktoren im Verzeichnis für den Preis bedeuten, erklärt der Artikel Büroreinigung Kosten: die 7 Faktoren.